KVKK

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

KAVRAMLAR

Kişisel Verilerin İşlenmesi Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kişisel Veri Sahibi/İlgili Kişi Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Kişisel Veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Özel Nitelikli Kişisel Veri Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
Veri Sorumlusu Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi.
Silme Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Yok Etme Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Anonim Hale Getirme Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Bu yöntemle, kişisel verilerin alıcı veya alıcı grupları tarafından geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
Veri İşleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi.

 

I.BÖLÜM

GİRİŞ

Bu düzenlemenin amacını, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında, müşterilerimizin, çalışan adaylarımızın, çalışanlarımızın, iş ilişkisi içinde olduğumuz kişilerin, ziyaretçilerimizin ve diğer kişisel veri niteliğine haiz tüm verilerin korunması oluşturmaktadır.

Bu Politika ile kişisel verilerin işlenmesi, korunması, silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi konusunda Şirketimiz tarafından benimsenecek ve uygulama noktasında dikkate alınacak ilkeler ortaya konulmuştur.

AMAÇ

Bu Politika ’nın amacı, Şirketimiz tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen süreçler konusunda, kişisel verileri işlenen, yukarıda belirtilen hedef kitlemizi bilgilendirmek ve kişisel verilerin korunması ve işlenmesi politikasını belirlemektir.

KAPSAM

Bu Politika; Şirketimiz tarafından işlenen gerçek kişilerin tüm kişisel verilerine ilişkindir.

POLİTİKA’ NIN YÜRÜRLÜĞÜ

Tarafımızca düzenlenerek yürürlüğe giren bu politika Şirketimizin internet sitesinde yayımlanır ve bu yolla kişisel veri sahiplerinin erişimine sunulur.

II.BÖLÜM

1-KİŞİSEL VERİLERİN İLGİLİ MEVZUATA UYGUN OLARAK İŞLENMESİ

Şirketimiz, KVKK’ nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda;

1.1-Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerinde Bulunma

Şirketimizde, kişisel verilerin işlenmesi süreçleri, hukuki düzenlemelere ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde yürütülmektedir. Bu kapsamda Şirketimiz, sadece gerektiği kadar kişisel veriyi, veri işleme amaçlarına uygun düşecek seviyede işlemektedir.

1.2-Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Şirketimiz, kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak kişisel verilerin güncel ve doğru olmasını sağlamak amacıyla gerekli tedbirleri almaktadır.

1.3-Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan ortaya konulmaktadır.

1.4-İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Şirketimiz, kişisel veri niteliğindeki veriyi, yürütmekte olduğu faaliyetlerin getirmiş olduğu gereklilikler bağlamında işin gerektirdiği kadar ve ilgili yasal düzenlemeler kapsam ve doğrultusunda işlemekte olup ilgisiz veya gerek duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır.

1.5-İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Şirketimiz kişisel verileri yalnızca ilgili mevzuatta öngörülen süreler ile veya işlendikleri amaç ile sınırlı olarak muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranılmaktadır. Bir süre belirlenmemişse, kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Şirketimiz tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Gelecekte kullanma ihtimali ile Şirketimiz tarafından kişisel veriler saklanmamaktadır. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye, bu politikanın 7. bölümünde yer verilmiştir.

2- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Şirketimiz, kişisel verileri, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlemektedir.

Açık rıza dışında, aşağıda yazan diğer şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir;

2.1- Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.

2.2- Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmesi halinde hukuka uygun olarak işlenebilecektir.

2.3- Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

2.4- Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.

2.5- Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi

Şirketimiz veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmek için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verilerini işleyebilecektir.

2.6- Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

Veri sahibinin kişisel verisi kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde, amaçla sınırlı olmak kaydıyla, işlenebilecektir.

2.7- Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

2.8- Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

3- KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ

Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır. (Bknz. Aydınlatma Metni)

4- ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

KVKK ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, KVKK’da öngörülen düzenlemelere uygun davranılmaktadır.

Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Özel nitelikli kişisel veriler, gerekli önlemler alınarak aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:

Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya

Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise, kanunlarda öngörülen hallerde işlenebilir.

Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler ancak ve sadece veri sahibinin açık rızası ile işlenmektedir.

III. BÖLÜM

KİŞİSEL VERİLER, İŞLENME AMAÇLARI VE SAKLAMA SÜRESİ

  • Tarafımızdan işlenen kişisel veriler, aşağıda belirtilmiştir. Bununla birlikte, her bir kişisel veri sahibi özelinde hangi verilerin işleneceği; kişisel veri sahibi ile Kurumumuz arasındaki ilişkinin türü, niteliği ve kullanılan iletişim kanalları gibi çeşitli faktörlere bağlı olarak değişebilmektedir.
KİŞİSEL VERİ AÇIKLAMA
Kimlik Bilgisi Kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad- soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren sürücü belgesi, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile personel sicil numarası, imza bilgisi vb. bilgiler
İletişim Bilgisi Telefon numarası, adres, e-mail adresi, kep adresi, faks numarası, IP adresi gibi bilgiler
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi Kurumumuz birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, kişisel veri sahibi tarafından Şirketimiz’e bildirilen aile bireyleri (örn. eş, çocuk), yakınları ve acil durumlarda ulaşılabilecek diğer kişiler hakkındaki bilgiler
Güvenlik Bilgisi Kurumumuza ait tesislere girişte, bu yerler içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar vb.
Mali Bilgi Kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü mali bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, gelir bilgisi gibi veriler
Görsel/İşitsel Bilgi Fotoğraf, kamera kayıtları
Özlük Bilgisi Kurumumuz ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri
Özel Nitelikli Kişisel Veri KVK Kanunu’nun 6. maddesinde belirtilen veriler (örn. kan grubu da dahil sağlık verileri, biyometrik veriler (parmak izi), beden ölçüsü vb. veriler
Mesleki Bilgi Çalışan adayları, çalışanlarımız ve Kurumumuzla iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin diploma ve sertifika bilgilerine ait veriler

 

  • KURUMUMUZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİ

Kurumumuz müşterisi, bağlı ortaklıkları, ziyaretçi, çalışan adayı, çalışan, şirket hissedarı, iş ilişkisi içerisinde olduğumuz firmaların çalışanları, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarıdır.

  • KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Kurumumuza tarafından;

Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi

İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi

Çalışanlar için mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi

Sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülmesi,

Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,

İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi

Mal ve hizmet satın alım sürecinin yürütülmesi

Mal hizmet satış sürecinin yürütülmesi

Ücret politikasının yürütülmesi

Çalışanlar için yan hak ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi

Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin yürütülmesi,

İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini

Yetkili Kişi Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi,

Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,

Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

İç Denetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi

Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

Risk yönetimi süreçlerinin Yürütülmesi gibi amaçlarla

  • Hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi,
  • Kurulan iş ilişkisine istinaden taraflara ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
  • Kanunlarda öngörülmesi ve
  • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimizin meşru menfaatlerinin korunması gibi hukuki sebeplerle ve ilgili kişinin açık rızası alınarak

bu politikanın III. 1 bölümünde belirlenmiş kişisel veriler işlenmektedir.

  • KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ

Kurumumuz, kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca saklamaktadır.

Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler Şirketimiz ’in o veriyi işlerken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak Şirketimiz’in uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat veya Şirketimiz’in belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Şirketimiz’e yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilememekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.